Zacznijmy od tego czym są imprezy firmowe? W dawnych czasach, słusznie, ale nie we wszystkich dziedzinach, minionego PRL-u, każdy zakład pracy z tzw. funduszu socjalnego pewną pulę pieniędzy przeznaczał na tzw. cele kulturalno-oświatowe. Pośród wydatków na ten cel znajdowały się koszty biletów do kina, teatru, opery, wyjazdy na takowe, organizacji zakładowych potańcówek, Wigilii Pracowniczych itp. Środki finansowe przeznaczane na rozrywkę i budowanie więzi pracownika z zakładem pracy były w tamtych czasach dość spore i wydatkowane bez nadmiernego wybrzydzania, że taka forma benefitu pracowniczego jest nazbyt kosztowna.
Potem zaczęto odrywać się od imprez firmowych. Wiele zakładów pracy zrezygnowało z Nich całkowicie by odciąć się od tradycji rodem z minionej epoki. Inne na kilka lat zarzuciły temat wspólnego spędzania czasu, jeszcze inne zachowały ciągłość tradycji imprez dla pracowników i Ich rodzin, tyle, że modyfikując Je i organizując w nowszym wydaniu. Firmy tworzące się po przewrocie gospodarczo-politycznym od razu stawiały często na inne rodzaje atrakcji i formy imprezowe.
Jedno co jest pewne i niezmienne to fakt, że imprezy firmowe służą – dziś się mówi bardziej poetycko – budowaniu relacji. Chodzi o szeroko pojęte relacje. Pracowników z firmą, a więc podobnie jak w dawnych czasach mające na celu większą identyfikację z zakładem pracy, więź z miejscem i pracodawcą, relacje pomiędzy pracownikami w zespole, tymi razem ze sobą pracującymi ludźmi, relacje przyjacielskie pomiędzy rodzinami, współmałżonkami i dziećmi poszczególnych pracowników i w końcu relacje między danym pracownikiem a Jego rodziną, z którą czasem mniej czasu spędza właśnie z powodu pracy.
Wydarzenia pracownicze i wspólne wyjazdy organizują zarówno korporacje, firmy zatrudniające pracowników umysłowych, jak i fabryki, gdzie linia produkcyjna opiera się w dużej mierze na pracy pracowników fizycznych, czy łączeniu pracy fizycznej z umysłową (mimo automatyzacji wielu procesów, a może właśnie dzięki Niej, w ostatnich latach praca fabryk to przewaga pracy umysłowej, bo praca maszyn także musi być skontrolowana przez człowieka i o ile cięższe prace może wykonać urządzenie, o tyle nie da się wyeliminować kontroli żywego pracownika, który maszynę ustawi, przypilnuje prawidłowej Jej pracy i w razie problemów podejmie interwencję). Choć obecnie rzadko zakłady pracy organizują wspólne wyjazdy – jakimi w dawnych czasach dla pracowników i całych Ich rodzin były Wczasy Pod Gruszą, czy dla dzieci kolonie, to jednak temat wspólnych wyjazdów coraz mocniej zaczyna akcentować swoje efekty i wracać dzięki temu do łask.
Atrakcje na imprezy firmowe – pomysły warte uwagi
W przypadku najpopularniejszych latem pikników największym zainteresowaniem tak wśród organizatorów, jak i uczestników, cieszą się stoiska z watą cukrową, fotobudki, kiełbaski z grilla, stoiska z balonami z helem, dmuchańce, baseny z piłeczkami. Pikniki zazwyczaj mają charakter familijny, więc wiele atrakcji kierowanych jest tutaj do dzieci. Popularne są też malowania buziek, stoiska makijażowe, modelarskie, pokazy baniek mydlanych, pracy iluzjonistów, czy pirotechniczne. Rodzice czasem znajdują coś typowo dla siebie, czasem biorą udział w jakiś atrakcjach razem ze swoimi pociechami i bawiąc się znakomicie z najmłodszymi, odpoczywają. Nic też tak nie łączy rodziców jak Ich dzieci, rozmowy o dzieciach i wspólne spędzanie z Nimi czasu. W tym samym czasie, gdy dziecko uczy się np. tworzyć figury z balonów, albo bawi się na dmuchanej zjeżdżalni, czy w basenie z piłeczkami, rodzice mogą np. od baristy nauczyć się parzenia kawy, dowiedzieć jakie są tajniki tej sztuki i odkryć tajemnice kawowej historii. Zimą również można się doskonale bawić na zewnątrz. Jeśli spadnie śnieg to pretekstem do zabawy może być wspólne lepienie bałwanów, robienie rzeźb lodowych, albo kulig. Może to się odbywać podczas wyjazdu, na bogato, z akompaniamentem janczarów, góralskiej kapeli, ogniskiem z kiełbaskami na zakończenie i szklanicą grzańca, albo w znacznie skromniejszej, ale wcale nie gorszej wersji. Wariantów jest wiele. Na imprezy przeznaczone tylko i wyłącznie dla dorosłych można zamówić pokaz barmański i degustację drinków, można też zastrzec, że drinki mają być bezalkoholowe, by każdy, bez względu na wiek mógł Ich spróbować. Istnieje przy takiej atrakcji możliwość czegoś takiego jak lodowy bar, co uatrakcyjnia całość wizualnie. Na imprezę dla każdej grupy wiekowej można zamówić np. czekoladowe fontanny. Kelnerzy przywożą wtedy z sobą na event urządzenie, które tworzy fontannę z czekolady. Często takiej atrakcji towarzyszą zatapiane w Niej owoce, albo patery z owocami, które to owoce można w czekoladzie moczyć. Większości odbiorców podobają się teatry świateł, albo malowanie na szkle, czy piaskiem. Atrakcja może też mieć charakter zespołowych działań np. wspólne układanie puzzli, budowanie budowli z pewnych elementów, wykonywanie ćwiczeń z zakresu design thinking. Zabawy zespołowe oparte na podobnych zależnościach jak gra w podchody, czy realizacja jakiegoś zadania poprzez zespół określane są mianem team building. Mają One na celu zwiększanie empatii, zaufania, komunikacji, współpracy i precyzji w wydawaniu poleceń drużynie.
Kiedy będziemy już wiedzieli, czy impreza ma służyć bardziej leniwemu spędzaniu czasu, czy aktywności, będziemy w stanie precyzyjniej dobrać atrakcje. Każdej imprezie niezależnie od pory roku i okoliczności może towarzyszyć taniec (uczestników, jak i zaproszonych tancerzy), śpiew (wspólny z widownią, albo zaproszonych artystów), czy inna forma występu scenicznego. Na niektóre imprezy z pewnością zaprosimy szczególnych gości np. na Wigilii, czy Mikołajkach z entuzjazmem przywitamy Świętego Mikołaja i pomagających Mu Śnieżynkę i Elfa, na Dzień Dziecka znakomicie sprawi się wizyta bohatera bajkowego, a na Wielkanocne Jajeczko Zając Wielkanocny. Jeżeli nasza firma wspiera ochronę jakiegoś gatunku zwierzęcia, albo jakieś zwierzę jest symbolem w identyfikacji wizualnej firmy to może każdą z imprez odwiedzać maskotka wyobrażająca to zwierzę. Można nawet w tym przypadku pokusić się o to, że pracownicy lubiący ciekawe wyzwania, z zacięciem artystycznym, mogą na zmianę wcielać się w firmowego pluszaka. W większości zespołów sprawdzi się też na imprezie organizacja dla pracowników i Ich rodzin warsztatów różnego rodzaju np. z malowania na tkaninach, kaligrafii, ozdabiania kartek świątecznych, pisanek, ciasteczek. Można przed świętami np. zorganizować nawet cały wyjazd do Muzeum Piernika, gdzie nie tylko odbędą się warsztaty pieczenia pierników, dekorowania Ich, degustacja, ale także usłyszeć będzie można historię ciasta. Jedynym co nas ogranicza w organizacji imprez firmowych jest fantazja, wyobraźnia, niekiedy zamożność firmy. Wiele rzeczy jednakże można zrobić ciekawie i wcale nie wygórowanym kosztem. Ciekawe może być również wciągnięcie w realizację danego przedsięwzięcia eventowego samych pracowników. To sprawi wiele radości i przyniesie wiele rozwiązań, bo któż lepiej przygotuje wydarzenie niż sami Jego bohaterowie.
Po co organizować atrakcje na imprezy firmowe?
Impreza może być udana oczywiście i bez wielkich fajerwerków w postaci nie wiadomo jakich atrakcji. By jednak pracownicy nie uznali, że jest Ona organizowana wyłącznie po to, aby temat odbębnić i by zapchać czymś czas, warto pomyśleć o zacnej oprawie. Choć wata cukrowa i baloniki z helem będą na chwilę przyjemnością, dla najmłodszych uczestników nawet sporą, to oszałamiających wspomnień nie pozostawią raczej na lata. Poza tym za wiele z takich atrakcji oprócz pieniędzy zakładowych, które pójdą na Ich zorganizowanie i tak coś tam dopłacić będą musieli z własnej kieszeni goście, czyli pracownicy. To już będzie ten mniej przyjemny aspekt eventu.
Przy każdej imprezie, niezależnie od wybranych na Nią atrakcji, powinny One – zarówno poszczególne atrakcje, jak i cała impreza angażować wszystkich, dla wszystkich być dostępne i przystępne i nikogo nie powinny wykluczać. Powinniśmy np. przemyśleć, że jeśli organizujemy piknik rodzinny, na którym będą dzieci, to może zamawianie stoiska z piwem nie jest dobrym pomysłem. Nie będzie to też dobry pomysł, jeśli ktoś z zespołu ma kłopoty alkoholowe, a my o tym wiemy, albo pracujemy w na tyle dużej firmie, że nie musimy o tym wiedzieć, ale osoby z kłopotami alkoholowymi mogą w naszej firmie pracować. Nietrafione kompletnie będzie też organizowanie atrakcji sportowych, jeśli wiemy, że są w zespole pracownicy o mniejszej sprawności fizycznej, osoby niepełnosprawne, których stan zdrowia nie pozwala na nadmierne szaleństwa. Impreza firmowa ma być okazją do integrowania się, do budowania więzi, relacji, powinna łączyć, a nie dzielić ludzi, a więc każdy Jej element powinien w jednakowy sposób być dostępny i dostosowany do potrzeb, możliwości i zainteresowań wszystkich pracowników. Nie wszystko co wyda się ciekawe szefowi, czy pracownikowi z marketingu będzie równie interesujące dla wszystkich w zespole.
Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie ankiety pomiędzy pracownikami. Można w Niej zadać pytania czym się interesują, jak lubią spędzać czas, czy wprost – jakiej atrakcji oczekiwaliby podczas danej imprezy, czy jakiej formy imprezy życzyliby sobie na daną okazję. W małym zespole można to przegadać na zebraniu, ale ponieważ czasem ludzie nie lubią się wypowiadać na głos, albo zespół jest zbyt liczny można zrobić właśnie badanie ankietowe (jawne, albo anonimowe). Pytać powinniśmy pytaniami otwartymi, a nie zamkniętymi. Wtedy najpełniej poznamy preferencje naszego zespołu.
Modne stało się ostatnimi czasy organizowanie tzw. atrakcji luksusowych, czy łączonych z Nimi wyjazdów incentive. Mają One być elitarną nagrodą motywacyjną. Mogą sobie zazwyczaj na Nie pozwolić jedynie bardzo zasobne firmy i mają One charakter wspierania w jakimś stopniu wyścigu szczurów. Takim motywacyjnym benefitem może być np. dzień i kolacja z jakąś sławą spędzane. Tyle, że dla każdego pracownika inna osoba będzie sławą i autorytetem, więc nagroda może być, jeśli będzie niespodzianką, kulą w płot dla danej osoby, jeśli zaś nagroda będzie znana, to ktoś wcale może nie mieć ochoty takiej nagrody dostać, a więc będzie zaniżał swoje wyniki by nie osiągnąć najlepszego efektu pracy. Miejsca też różne są niezwykłe dla różnych osób. Tak samo doświadczenie… Wyobraźmy sobie, że dla szefa, czy dla kogoś z marketingu byłoby fascynujące skoczyć ze spadochronem. A, dla pracownika nagrodzonego…??? Pracownik może mieć po pierwsze przeciwskazania medyczne do pewnych poczynań, a poza tym nie lubić ekstremalnych doznań i mieć np. lęk wysokości… I klops… Poza tym zwykle takiego prezentu nie można przekazać innej osobie z zespołu – w takich sytuacjach, gdy z jakiś przyczyn ktoś sam nie chce, bądź nie może skorzystać z danej rzeczy. To oznacza, że ktoś może zostać „uszczęśliwiony na siłę”, a ktoś inny w zespole poczuje ukucie zazdrości, bo też się starał, ma może nieco słabszy wynik, ale daną rzecz otrzymuje ktoś nieszczególnie zadowolony z Niej, a ktoś z owym słabszym nieco wynikiem, kto o tym marzył przez pół życia i tak nie ma szans na otrzymanie takiego benefitu.
Znacznie lepszym rozwiązaniem i nie rodzącym konfliktów i uczucia zazdrości w zespole, jest nagradzanie jednak wszystkich zespołowo mniej lub bardziej skromnymi gadżetami firmowymi, imprezami pracowniczymi, wydarzeniami, wyjazdami integracyjnymi, talonami i bonami, a pracowników najbardziej się wyróżniających premią finansową. Taki dodatek motywacyjny po pierwsze emitował będzie mniejsze koszty, poza tym nikogo nie wyróżni i nikogo nie pognębi i każdy wyda Go na to, co sprawi Mu naprawdę przyjemność, albo czego akurat potrzebuje. Zamiast luksusowych, wysublimowanych benefitów możemy każdemu, bo jak wiadomo praca w zespole na tym polega, że każdy ma w Niej swój udział, jest ważny i bez Jego pracy owoców by nie było, dać co jakiś czas skromniejszy upominek np. kubek, koszulkę, torbę podróżną, ręcznik z logotypem firmy, a dla wszystkich stworzyć niezapomniane wydarzenie.
Pracownik zadowolony, to także ten, który dobrze ocenia atmosferę w miejscu pracy, relacje ze współpracownikami, ze zwierzchnikiem. Trudno mówić o dobrych relacjach i atmosferze, jeżeli w zespole będzie sztucznie stwarzana i podsycana rywalizacja. Jeśli chcemy najefektywniejszej pracy zespołu i współpracy w Nim, to powinniśmy stawiać na współpracę, na to by ludzie mogli nawzajem na sobie polegać, by grali do jednej bramki i pracowali na wspólny sukces. Wielu pracodawców i managerów coraz częściej docenia kwestię integrowania zespołu zamiast szczucia ludzi na siebie w rywalizowaniu. Zespół skuteczny to taki, w którym wszystko odbywa się jak precyzyjne procesy w zegarmistrzowskim mechanizmie, a nie rozstrojony jak stare pianino, gdzie każda struna usiłuje grać własny koncert, rywalizując z innymi o uwagę słuchacza. Zespół w biurze, czy w fabryce musi kierować się harmonią i precyzyjnym współbrzmieniem każdego z każdym z pracowników. Tylko wtedy osiągnie oszałamiający sukces, podobnie jak tylko dobrze zgrana orkiestra symfoniczna zagra porywający koncert. Słowem kluczem do spektakularnych sukcesów nie jest pompowana rywalizacja, a współpraca.
Atrakcje dopasowane do charakteru i uczestników imprezy
Nie ma reguły na to, co najlepiej sprawdzi się na imprezę lub/i wyjazd firmowy. Wszystko zależy od grupy z jaką mamy do czynienia. Przy czym należy pamiętać, że pracownikowi pracującemu fizycznie z pewnością sprawi radość i przyjemność spędzenie czasu z rozrywkami intelektualnymi, artystycznymi. Natomiast nie każdy korpopracownik będzie szczęśliwy musząc wyciągnięty zza biurka np. biegać za piłką. Spotkania artystyczne, oparte na rozrywce intelektualnej, zbudowane z takich atrakcji przypadną za pewne do gustu każdemu.
To jaki charakter nadać imprezie, jakie atrakcje zaplanować, powinniśmy uzależniać od grupy docelowej. Na wstępie musimy sobie odpowiedzieć na pytanie, czy organizujemy wydarzenie familijne, skierowane do pracowników i Ich całych rodzin, czy spotkanie przede wszystkim dla dzieci pracowników np. Dzień Dziecka, Mikołajki, zabawę karnawałową, dające szansę rodzicom na chwilę wytchnienia i doskonałą, wspólną zabawę dzieciom i rodzicom ze swoimi dziećmi, czy dla samych pracowników.
Miejsc w jakich możemy zorganizować wydarzenie też może być mnóstwo. Można się gdzieś wybrać, można zorganizować wydarzenie na terenie zakładu pracy, w Nim, czy przed Nim plenerowo, jako np. piknik. Od pory roku, pogody i lokalizacji można też uzależnić to, czy impreza będzie w plenerze, czy we wnętrzach właśnie. Inne atrakcje i dekoracje wybierzemy na imprezę w plenerze i inne na wydarzenie odbywające się w obiekcie. Nie bez znaczenia jest wielkość funduszy jakimi na organizację imprezy dysponujemy.
Zastanawiasz się jakie atrakcje sprawdzą się na Twojej imprezie firmowej
Jeśli masz w swojej małej firmie, albo w dziale marketingu dużego przedsiębiorstwa którym kierujesz, kreatywną/e osobę/y, sam taką jesteś to połowa sukcesu. Dobra i udana impreza, to dobrze zaplanowana, ciekawa impreza. Wiele atrakcji, dekoracji można stworzyć dosłownie z niczego. Do wielu zabaw nie potrzebujemy gościa, czy artysty z zewnątrz i drogich atrybutów. Zamiast zapraszać raz do roku wielką gwiazdę można zaprosić raz w miesiącu mniej znanych artystów np. lokalnych. To z resztą, czy zespół woli raz do roku wielkie nazwisko, czy częściej mniej znanych i utalentowanych ludzi możemy ustalić wspomnianą już wcześniej dyskusją, czy badaniem ankietowym. Decyzje z tego zakresu wpisywać się będą w tzw. politykę strategii marketingowej firmy.
Inne też atrakcje ucieszą i są możliwe do przeprowadzenia w gronie pracowników ogromnej fabryki, czy korporacji, inne w małej kilkuosobowej firmie. Czasem w maleńkiej firmie można znakomicie spędzić czas umawiając się nawet w domu na wspólne pieczenie ciast, czy wykonywanie ozdób świątecznych. W dużej firmie trudno byłoby takie działanie przeprowadzić, trzeba atrakcje dostosowywać, dopasowywać do skali zatrudnienia, ale można przy tym wymyślać również ciekawe rzeczy.
Duże firmy, albo mają w swoim zespole event managera, czy osobę, która doskonale się sprawdza i w takim zakresie obowiązków i organizuje tego typu imprezy, albo zatrudniają zewnętrznie agencję eventową, która kompleksowo przygotowuje imprezę, opracowuje Jej scenariusz, przygotowuje atrakcje, czuwa nad przebiegiem imprezy i Jej realizacją, jak i nad poszczególnymi, tworzącymi Ją atrakcjami, w ramach ustalonego z zamawiającym budżetu.
Bez względu na formę i rodzaje atrakcji oraz to, czy firma sama, czy zlecając na zewnątrz organizuje eventy firmowe, pozostawiają One niezapomniane wrażenia Ich uczestnikom.